Organisation du processus de facturation en l’absence de salariés

Dans le cadre d’un accompagnement au changement, List & Sense est intervenue auprès d’une société familiale où les deux gérants, conjoints dans la vie, dirigent chacun leur entreprise, l’une étant fournisseur de l’autre. La situation était ponctuellement fragilisée par l’absence simultanée de leurs salari·é·e·s, ce qui a désorganisé leur fonctionnement au niveau de la facturation. Un référentiel commun des tâches existait, définissant précisément ce processus, mais il n’était plus utilisé : les urgences prenaient le dessus, entraînant de fréquentes interruptions. Celles-ci généraient des pertes de temps, et une charge mentale jusque dans la sphère privée. Les impacts étaient multiples : tensions relationnelles et décalage de trésorerie, conséquence du report d’émission des factures. De plus, l’un se voyait interrompu dans son process, perdait le fil de ses tâches, peinant ensuite à en reprendre le cours, tandis que l’autre retardait ses commandes et ses règlements. L’absence des salarié·e·s a révélé que, dans les habitudes établies, eux-mêmes étaient parfois interrompus pour envoyer des factures, ce qui montrait que le processus n’était plus suivi régulièrement. La mission a donc consisté à remettre un cadre structurant dans ce contexte de pénurie de personnel. Après un audit des référentiels respectifs sur la partie « facturation », nous avons comparé leurs procédures existantes en commun et les usages réels, puis identifié les points de friction. La solution a été de séquencer différemment : le fournisseur envoie désormais la facture dès que la marchandise est prête, permettant à la cliente de respecter son processus, puis rassemble les colis dans un second temps. Ce simple ajustement a facilité leur collaboration opérationnelle, restauré autonomie et communication, réduit les interruptions et remis un cadre structurant. Celui‑ci permettra non seulement de fluidifier leur quotidien, mais aussi de faciliter le travail des salarié·e·s à leur retour, en assurant une continuité d’activité plus sereine. Au‑delà du séquençage des factures, l’accompagnement a donc permis de rétablir un cadre partagé, porteur de continuité et de sérénité pour toute l’entreprise.