Dans une entreprise de commerce de gros répartie sur deux sites, List & Sense est intervenue pour adapter et étendre un référentiel de travail livré en 2022 pour le premier établissement.
L’objectif est de modéliser des procédures harmonisées, cohérentes avec les pratiques de terrain propre à chaque site. Un examen des étapes de la procédure initiale a été réalisé avec la dirigeante du deuxième établissement, complété par des échanges avec celle du premier site afin de procéder aux arbitrages nécessaires. Certaines étapes, estimées superflues, ont ainsi été supprimées (exemples : attente validation commande étape routage/expédition fournisseur et client), mais conservées pour structurer le référentiel métier servant à accueillir et former les nouveaux entrants. D’autres ont été au contraire rajoutées, comme le reliquat de commande/SAV. Une fois les étapes du processus redéfinies, nous avons analysé chaque phase du traitement du dossier, qu’elle soit commerciale ou liée à la production et les événements déclencheurs concrets qui, à chaque étape, activent les actions associées, déterminent les statuts à renseigner et précisent les documents à mobiliser. Par exemple à l’étape “attente validation du devis”, la validation systématique a été renforcée : elle est désormais requise quel que soit le montant, et reconnue comme une preuve réglementaire. La transmission du document par le client conditionne ainsi la poursuite du flux. D’autres tâches ont été ajustées, telle la mise en place de l’acompte, définie par un seuil à 2 500,00 €, un pourcentage fixé à 30 %, et la nécessité d’une attestation de virement délivrée par la banque, avant validation d’une commande. Ce travail mené a donc donné lieu à une refonte complète des supports documentaires utilisés dans les étapes commerciales et de production, en identifiant les informations en doublons, en vérifiant leur fonctionnalité puis en structurant les informations ainsi « nettoyées » sur des formulaires réduits à l’essentiel. Enfin, nous avons vérifié que le logiciel de gestion Erplain pouvait être exploité pour regrouper des documents liés aux étapes du processus. Ce contrôle s’est accompagné d’une sensibilisation aux enjeux de sécurité, d’accessibilité, de récupération et de migration des données.
J’interviens en présentiel dans le département du Rhône, et sur toute la France en distanciel par notre Lean Management System (LMS) « Zoom ».
