Digitalisation des procédures pour une entreprise familiale

Réorganisation des process et intégration d’un progiciel pour un travail collaboratif optimisé au sein d’une TPE dans le secteur du commerce de gros.

Une entreprise du secteur du commerce de gros a transformé ses pratiques opérationnelles grâce à la réorganisation de ses procédures de travail et l’intégration d’un outil digital collaboratif. Ce projet a permis de personnaliser les processus spécifiques à l’entreprise, créant des étapes claires et des modèles-types pour gérer les situations complexes. Les résultats incluent une réduction significative des erreurs, une amélioration de la communication interne et une capacité accrue à traiter les commandes. La solution digitale a facilité le travail collaboratif, permettant aux équipes de travailler depuis n’importe quel lieu et de centraliser les informations sur un espace unique. Cela a considérablement amélioré la visibilité sur l’avancement des dossiers, permettant à chaque collaborateur de reprendre un dossier à tout moment. La clarté des processus a non seulement réduit la charge mentale des employés, mais a aussi permis d’augmenter le nombre de commandes et le volume de commandes traitées. En conséquence, l’entreprise offre un service client de qualité continue, renforçant son image professionnelle et sa position sur son marché.

Optimisation des processus internes

La réorganisation structurée des procédures de travail a permis de réduire significativement les erreurs et les oublis, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Cette optimisation se traduit par une meilleure gestion des devis, une communication plus fluide avec les fournisseurs et une clarté dans le traitement des tâches qui facilite la formation des nouveaux employés.

Intégration d'un outil digital adapté aux besoins

Proposition d’un outil digital adapté à l’entreprise. L’adoption de cet outil de gestion de projet permet de centraliser les dossiers en un seul espace et de travailler sur les dossiers depuis n’importe quel lieu. La visibilité en temps réel sur l’avancement des projets et commandes a amélioré la coordination entre les différents collaborateurs au sein de l’entreprise.

Optimisation de la QCVT et de la relation client

Le paramétrage sur-mesure des étapes de travail, avec des rappels automatiques pour les documents et procédures associés à chaque étape, a permis de créer un flux de travail sécurisant. Cette approche assure que chaque collaborateur dispose des informations nécessaires au bon moment, améliorant la qualité et le sens de son travail. La création de modèles-types pour les situations complexes permet une prise de décision rapide réduisant la charge mentale de l’équipe, dont chaque membre devait auparavant « penser à tout ». Le gain de temps ainsi libéré est consacré a davantage de créativité et d’autonomie dans le travail, permettant aussi d’acquérir de nouveaux clients.

Adaptation rapide aux évolutions de l’entreprise

La mise en place de processus communs et l’utilisation d’une solution digitale permettent à l’entreprise de s’adapter rapidement aux évolutions de son activité, notamment en cas de croissance ou d’embauche. La possibilité pour n’importe quel collaborateur de reprendre un dossier à tout moment facilite non seulement l’intégration des nouveaux employés, mais aussi la gestion d’un volume croissant de commandes. Cette flexibilité accroît la réactivité de l’équipe face aux demandes des clients et assure une continuité dans le service, consolidant ainsi le leardership de l’entreprise dans son secteur.

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